Jakie są wymagania RODO dotyczące rejestrowania obrazu w firmie?

Zastosowanie monitoringu w firmach wymaga przestrzegania przepisów RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), które określają zasady rejestrowania i przetwarzania obrazu. Nieprzestrzeganie tych regulacji może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz konsekwencjami prawnymi. W tym artykule omówimy najważniejsze wymagania RODO dotyczące monitoringu w miejscu pracy.

1. Podstawy prawne rejestrowania obrazu w firmie

Zgodnie z RODO, przetwarzanie danych osobowych, w tym nagrań wideo, musi opierać się na:

• Uzasadnionym interesie administratora danych – monitoring może być stosowany do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia.

• Zgodności z przepisami Kodeksu Pracy – monitoring nie może naruszać praw pracowników.

• Obowiązku informowania osób nagrywanych – pracownicy i inne osoby przebywające na terenie firmy muszą być świadome rejestracji obrazu.

2. Obowiązki pracodawcy w zakresie monitoringu zgodnego z RODO

Aby monitoring był zgodny z przepisami, pracodawca powinien:

• Poinformować pracowników i osoby przebywające na terenie firmy o stosowaniu monitoringu poprzez widoczne oznaczenia oraz dokumenty informacyjne.

• Określić cel i zakres monitoringu – nie może on służyć do nadzorowania pracowników w sposób naruszający ich prywatność.

• Ograniczyć obszar monitoringu – kamery nie mogą obejmować pomieszczeń socjalnych, takich jak szatnie, stołówki czy toalety.

• Zapewnić bezpieczne przechowywanie nagrań – dane muszą być chronione przed dostępem osób nieuprawnionych.

• Wyznaczyć maksymalny czas przechowywania nagrań – zazwyczaj nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że nagrania są potrzebne w związku z postępowaniem prawnym.

3. Ograniczenia dotyczące przetwarzania danych w monitoringu

Zgodnie z RODO:

• Monitoring nie może naruszać godności i prywatności osób nagrywanych.

• Nagrania nie mogą być wykorzystywane do celów innych niż te określone w polityce prywatności firmy.

• Osoby nagrywane mają prawo do informacji o przetwarzaniu ich danych oraz prawo do dostępu do nagrań, jeśli ich to dotyczy.

4. Konsekwencje naruszenia przepisów RODO w monitoringu

Nieprzestrzeganie przepisów RODO może skutkować:

• Karami finansowymi – za nielegalne przetwarzanie danych osobowych grożą wysokie grzywny.

• Postępowaniami sądowymi – osoby nagrywane mogą dochodzić swoich praw.

• Utratą reputacji – niezgodne z prawem stosowanie monitoringu może zaszkodzić wizerunkowi firmy.

Podsumowanie

Rejestrowanie obrazu w firmie zgodnie z RODO wymaga przejrzystych zasad, informowania pracowników oraz ochrony prywatności. Pracodawcy muszą przestrzegać przepisów dotyczących celu, zakresu i przechowywania nagrań, aby uniknąć sankcji prawnych. Monitoring stosowany zgodnie z prawem zwiększa poziom bezpieczeństwa, jednocześnie respektując prawa pracowników i innych osób przebywających na terenie firmy.