Jakie obowiązki ma firma przy przechowywaniu nagrań z monitoringu?

Firmy stosujące monitoring wizyjny muszą przestrzegać określonych przepisów prawnych dotyczących przechowywania nagrań. RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) oraz krajowe regulacje w zakresie ochrony prywatności nakładają na przedsiębiorców konkretne obowiązki dotyczące zarządzania danymi rejestrowanymi przez kamery.

1. Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu?

Zgodnie z przepisami:

• RODO określa zasadę minimalizacji danych, co oznacza, że nagrania powinny być przechowywane tylko przez czas niezbędny do realizacji celu ich zbierania.

• Standardowy okres przechowywania nagrań wynosi maksymalnie 3 miesiące, chyba że są one wykorzystywane jako dowód w postępowaniu prawnym.

• Po upływie tego okresu nagrania muszą zostać usunięte, aby uniknąć naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

2. Obowiązki firmy w zakresie zabezpieczenia nagrań

Aby spełnić wymogi prawne dotyczące ochrony danych, firmy muszą:

• Zabezpieczyć nagrania przed dostępem osób nieuprawnionych, stosując odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu.

• Szyfrować nagrania i przechowywać je w bezpiecznych systemach IT, aby zapobiec ich nieautoryzowanemu wykorzystaniu.

• Wyznaczyć administratora danych, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie monitoringiem oraz nadzór nad przechowywaniem i usuwaniem nagrań.

• Opracować politykę przetwarzania danych z monitoringu, w której zostaną określone zasady zbierania, przechowywania i udostępniania nagrań.

3. Kto ma dostęp do nagrań z monitoringu?

Dostęp do nagrań powinien być ściśle kontrolowany i ograniczony tylko do osób upoważnionych, np.:

• Administratora danych lub wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za nadzór nad monitoringiem.

• Działu bezpieczeństwa lub ochrony, jeśli nagrania są wykorzystywane do celów zabezpieczenia obiektu.

• Organów ścigania, jeśli nagrania stanowią dowód w postępowaniu karnym lub administracyjnym.

4. Obowiązek informowania o monitoringu

Każda firma stosująca monitoring musi spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, których nagrania dotyczą:

• Oznaczyć teren monitorowany tabliczkami informacyjnymi zawierającymi dane administratora oraz cel monitoringu.

• Udostępnić politykę monitoringu pracownikom oraz osobom trzecim przebywającym na terenie firmy.

• Przekazać pracownikom informacje o ich prawach, w tym o prawie dostępu do nagrań i możliwości wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych.

5. Konsekwencje naruszenia przepisów dotyczących przechowywania nagrań

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania nagrań może skutkować:

• Karami finansowymi nakładanymi przez organy nadzorcze, zgodnie z regulacjami RODO.

• Postępowaniami sądowymi w przypadku naruszenia praw pracowników lub osób trzecich.

• Utratą reputacji firmy, jeśli ujawnione zostaną przypadki niewłaściwego zarządzania nagraniami.

Podsumowanie

Firmy stosujące monitoring wizyjny muszą dbać o zgodność z przepisami RODO i krajowymi regulacjami dotyczącymi przechowywania nagrań. Przestrzeganie określonych zasad, takich jak ograniczony czas przechowywania, odpowiednie zabezpieczenie danych oraz obowiązek informacyjny, pozwala uniknąć konsekwencji prawnych i buduje transparentność w relacjach z pracownikami oraz klientami.